三重県を中心に、ホテル事業・飲食事業をはじめ、昨今では、ミス・ユニバース・ジャパン三重大会を主催するなど、多方面から経営理念である《「食」と「宿」を通じた地域社会への貢献》に取り組み続ける株式会社プラトンホテル。
今回は、営業部 部長 福原 康介様にCAMCARD BUSINESS導入のきっかけとその効果についてお話を伺いました。
【名刺情報の共有で、サービス向上を】
—名刺管理のきっかけを教えてください。
弊社は主に飲食事業、イベント事業、ホテル事業を手がけていますが、今回名刺管理サービスの導入を試みたのはホテル事業です。
まず、ホテル事業で名刺をいただくのは取引先が圧倒的に多いんです。たとえば、リネンやアメニティ、レストランで使用する食材、設備全般の細部に至るまで多くの取引先とやりとりがあります。
その取引先の担当者の方々が、ビジネスの話で来社されることもあれば、ホテルや宴会場にお客様としてお越しになる場合もあるわけです。
スムーズなアテンドや失礼の無いように、実際にやりとりをしている上層部や受付係りだけではなく、バックヤードの担当者も含め皆で取引先の情報共有をしなくてはいけないケースが多々あります。
ほかにも、採用活動の中でインターンを紹介していただくことがあるのですが、その場合様々な部署とやりとりが発生するので、社員の誰でも対応できるよう情報をデータベース化してしっかり管理したいと考えていました。顔と名前を一致させて覚えるのにも限度がありますから(笑)
【みんなが「使える」から意味がある】
—CAMCARD BUSINESSを選んでくださった理由
「名刺管理サービス」というもの自体を使ったことがない社員が多いので「シンプル」であることがCAMCARD BUSINESSを採用した大きな理由のひとつです。
OCR（文字認識）機能が優れていて、専用のスキャンが無くてもアプリのカメラで読み込めば簡単にデータ化されますし、便利なのが「タグ管理機能」。
担当部署やお客様情報のタグを作成してデータ化した名刺情報に追加するだけ。名前や会社名がわからなくても、タグでグループ化されているのですぐに知りたい情報を見つけることができます。私たちは、お客様の管理に重点を置いてCAMCARD BUSINESSを使用しているので「誰でも」わかりやすく、使い勝手が良いサービスであることが重要です。
導入前、ほかの名刺管理サービスも試用して比較検討した中には、CAMCARD BUSINESSよりもCRM（顧客管理）機能が豊富なサービスもありました。
でも、導入決裁者の立場としては、導入したのに「使われない。会社に浸透しない。」という事態が一番怖いことです。その点でも、弊社にとって必要なパフォーマンスや利用方法を想定し、使いやすさの部分に重点を置いて検討しました。営業担当の方にも何度も質問や相談をさせていただき決めましたね(笑)
【名刺管理＝繋がりの可視化。より迅速な対応が可能に】
—CAMCARD BUSINESSを実際に使用してみて
今まではエクセルに手打ちで情報を入力しデータベースを作成していましたが、事業ごとに別で管理していて、古い情報が更新されていなかったり、事業を跨いで情報が重複しているケースもありました。
導入後は重複内容も割り出せるし、データベースから社名、名前や名刺交換（登録）日の検索をして簡単に連絡先を確認できるようになりました。過去のメール履歴を遡って調べるよりも、断然スピーディにレスポンスできるようになりましたね。
ほかにも、複数の取引先から見積もりを取っているときも、名刺情報にプラスして商談情報をメモできるので、比較しやすくなりました。
また、学校関係者の場合、教師の側面、採用窓口（として一般企業へ依頼をする）の側面、お客様としての側面、他にも自発的な団体へ加入されていて折衝する場合などがあり、ある程度情報を把握していないと、取るべきスタンスが難しいケースが多々あります。
その辺りも、名刺データをCAMCARD BUSINESSで管理することで、文字の羅列だと見落としがちな内容も視覚的に判りやすくなりました。
現状、会社のiPadで名刺を取り込み、一部修正が必要なときはWebからアカウントをログインして対応しています。基本はスマートフォン端末から閲覧して利用することが多いですね。
今後は、より積極的に商談情報やタスクの入力を行い、細かなタグ設定をしてデータをフル活用していきたいです。
■株式会社プラトンホテル(プラトンホテル四日市）
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