こんにちは！新卒2年目・営業の熊谷です。
今回のテーマはズバリ、「メールラリー高速化」です！
2年目の苦悩…いいえ、ビジネスパーソンの永遠の課題。それがメールによる忙殺です。
新しい仕事を任され取引先が増えるのに比例してメールにかける時間が増えてしまう、クリエイティブな作業に時間を充てたい一方でメールに手間取ってしまうなど、同様の悩みを抱えている方は少なくないはず。
今回は、メール作成時に取り入れてみて効果を実感している3つのTipsをご紹介したいと思います。
１．用語登録を活用する
今年の初めに発売された書籍『速さは全てを解決するー「ゼロ秒思考」の仕事術』（赤羽雄二著、ダイヤモンド社）のなかで、よく使う表現を予測変換のように入力させることができる非常に便利なアイデアが紹介されています。
WindowsあるいはMacには単語を新たに登録する機能があります。この機能も活用次第ではメール高速化ツールになります。
例えば「お世話になります。キングソフトの熊谷と申します。」はキーボードを48回叩きます。これを単語として登録し、読みを「おつ」としてしまえば3タイプ、45タイプほど省略できます。
頻出する「お疲れ様です」「宜しくお願いいたします」等の文章も一度登録するだけで数タイプで入力できるようになるのでぜひ一度お試しください。
２．テンプレートを活用する
センテンスのみに留まらず、文面全体を使いまわしてやろうという欲張りな方にはメールテンプレートがおすすめです。Outlook、Gmail等にも備わるテンプレート作成機能ですが実際に使っている人はあまり多くないでしょう。
もちろん全内容をコピペという訳にはいきませんが、ご挨拶や御礼、ご紹介など形式が決まっている内容は文章の流れを悩むことなく文面が作成できるので役に立つ場面は意外にも多くあります。
用語登録と併せて活用すればメールにかける時間も大幅にカットできることでしょう。
３．名刺管理アプリを活用する
私ほどの面倒くさ…合理主義者にもなると、宛先の入力する手間も削りたいと思うようになります。そのようなときには「名刺管理アプリ」が抜群の効果を発揮します。
名刺とパソコンを見比べながらアドレスを入力していた作業が、スマホで写真を撮るだけで文字データとして自動で変換されるため、名刺交換後のメール送信作業がスピーディかつ非常に楽になりました。
また、アプリ上でテンプレートを呼び出す併せ技で、商談の帰路には御礼のメールを送りスキマ時間を有効に活用することもできます。
以上の3つが、私が実践する「メールラリー高速化Tips」です。
「メールの返信＝面倒な作業」という意識もなくなるので、返信に取り掛かるタイミングも早くなったと感じています。
クリエイティブな仕事ぶりを発揮するためにも、ぜひコミュニケーションを高速化させていきましょう！
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