【部門管理】部門内共有する

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1-5 共有設定

部門内共有手順を説明します。

1.「管理」→「部門管理」をクリックします。

2.部門内共有したい[部門名]にマウスオン→「修正」をクリックします。

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3.最下部の「部門内で名刺情報を共有」のドロップダウンリストをクリックし、「ON」を選択し、「OK」をクリックします。部門内のメンバーがお互いの名刺を閲覧可能になります。

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<部門階層について>

部門の「階層」はあくまで組織図としての形式だけのものです。親子階層(上下階層)、兄弟階層(並列階層)に共有の影響を及ぼしません。そのため、例えば、共有設定が「管理者向け設定」で、標準ユーザーがすべての部門のメンバーの名刺を閲覧したい場合、当該標準ユーザーをすべての部門に所属させる必要があります。

以下は会社の実組織図を反映した初期状態のものです。どのような運用をするかにより、共有権限の設定を変更していきます。

共有設定が「管理者向け設定」で、部長、Aさん、Bさん、Cさん、Dさんいずれも「標準ユーザー」とします。また、各部門の部門内共有設定は「ON」とします。

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例1)部長には営業本部、営業1課、営業2課すべての名刺を見せたい場合

部長を営業本部、営業1課、営業2課すべてに所属させる必要があります。

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例2)営業1課、営業2課のメンバーには自部門の名刺しか見せたくない場合

Aさん、Bさんを営業1課に所属させたままにします。(営業本部には所属させません)

Cさん、Dさんを営業2課に所属させたままにします。(営業本部には所属させません)