効率化は命題のひとつ。無駄をなくすサービスを積極的に使っていきたいですね。

1973年の創業以来、『多くの情報と知恵から生まれる技術とサービスで建造物に関わる全ての人々の満足を追求する』を企業理念に掲げ、築施工図を主体とした高い生産設計技術とCAD技術を提供し、業界内で唯一国内全国展開している業界トップクラスの設計事務所、池下設計。

社会の変化とともに建物のニーズも多種多様化していく中で、建築設計から生産設計(施工図)・施工管理に至るまで、プロジェクトのあらゆるニーズに応えるべく、常に社内体制を見直し進化させるとともに、 技術力の向上に対しても全力を尽くして取り組んでいます。

今回、名刺管理ソリューション「CAMCARD BUSINESS」を導入いただいた経緯と活用方法について 総務部 ヴァイスマネージャー 小原様にお話を伺いました。

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導入前の課題

・名刺情報をひとつのデータベースにして活用したい
・営業間の引継ぎをよりスムーズにし、名刺情報を企業資産として管理したい

池下設計は、元請の設計事務所の仕事のほか、主要事業として育成した社員をゼネコンや大手建設会社へ派遣しています。大手企業との取引きが増えるにつれて各営業の顧客とのやりとりも増えてきました。

社員情報や外注情報はもちろん、応募された方の人材情報はデータベースに集約し運用管理を行っていますが、唯一得意先である顧客の情報は各事業所、各営業担当での管理となり企業下での集約管理はできていませんでした。

結果、営業の異動した際の引継ぎをスムーズに行うためには、あらゆる人的情報を会社の資産としてしっかり管理しなくてはいけないと感じていました。

 

CAMCARD BUSINESS導入のきっかけ

・Gmailのアドレス帳と連携できる名刺管理ソリューション
・営業が誰と会い、何を話したか把握・共有することができる

営業効率を上げるためスマートフォンを導入しました。MDM(モバイルデバイス管理)ツールも導入し、「誰がどこに行ったか」という所まで把握はできようになりましたが、「誰と会って何を話したか」の把握は営業報告でしかできていなかったので、名刺情報を活用した営業管理ができるツールを探しました。

「CAMCARD BUSINESS」を採用した理由は、重要視していた「Gmailのアドレス帳と連携できる名刺管理ソリューション」であったことです。Google Appsを以前から使用していたので、Gmailと連携しているサービスかどうかは選ぶ時の重要な基準になりました。

名刺登録後Gmail連絡先にエクスポートできるので、いちいち名刺を探して、メールアドレスを手入力したりデータからコピーして貼り付けたりする手間が省けとても便利です。

 

活用方法と導入効果

・社内の電話が減り、事務の負担が格段に低減した
・データベースのフォーマットがひとつに集約されたことでアップデートの手間も少なくなった

今は、現行で名刺交換した人のみをスマートフォンから取り込み登録しています。スキャナも購入済みですので過去に交換した名刺も時間を見つけて読み込む作業も並行して行っています。
データ化だけではなく、名刺情報の共有機能も活用しています。

たとえば東京で担当していた営業が大阪に異動したときも、過去のやりとりの履歴を支店や部署間を越えて共有できたほうがお客様へのフォローも抜かりなくできますよね。案件登録をしておけば以前ほかの担当者がどのような用件で商談したのかメモを残し、共有閲覧できるので、お客様先への移動中にささっとスマホで内容を確認し、商談に活かすことができます。以前に比べ、確実に営業から社内の事務や担当者への電話が減りました。

「CAMCARD BUSINESS」を導入するにあたり企業内でルール化したのは『名刺交換日を直接ペンで書き込む』ということのみです。取り込んだ日が登録され、ソートや検索などができますが、交換した当日に取り込まれるとも限らないので、そこは徹底しています。
パソコンやスマホからでも名刺画像がトリミングされ保存できるのでペンで書いておくだけでも視覚的に確認でき便利です。

また、以前は各個人がそれぞれの形式で顧客データベースを作り、年賀状やお中元の際に都度集約しデータベースを使用していました。
個人の判断で眠らせてしまったままの名刺情報があったかと思いますが、いまは「CAMCARD BUSINESS」で一元管理することで無駄な時間をかけずに情報もアップデートできています。

 

今後の展望

随時取り込んではいますが、CAMCARD BUSINESS導入前の名刺を全て取り込んだデータベースを作り上げ他の人材データベースとの連携を行いたいと考えています。
会社としても業務効率化は命題のひとつと受け止めて、今回のスマホや名刺管理サービスの導入のように、積極的にITソリューションを取り入れ効率化を目指していきたいと思っています。

株式会社池下設計
http://www.ikeshita-sekkei.com/
創業:1973年10月
代表取締役社長 :池下潤
従業員数:512名  ( 2016年4月1日現在 )
本社所在地:東京都杉並区阿佐谷南1丁目17番18号


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